1、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段
现行文件应用计算机技术来自于企业管理信息管理软件（ＭＩＳ?的打造，什么是ＭＩＳ，讲解不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是一同的，即其一，管理信息管理软件的打造是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用产品化的会计软件管理帐务、应收和应对帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务剖析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机达成财务管理及这类管理在数据上的一体化处置，很大地提升了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，达成生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息管理软件的职能主如果对正在形成的现行信息进行采集、加工及处置。
现行文件应用计算机技术是现代企业加大各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和势必结果。
档案管理应用计算机技术主如果用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包含：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不一样的需要，借助库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。根据档案著录项目中所标识的内容特点和形式特点，检索出符合不同借助者需要的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或状况，包含入库与出库数目、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决缘由手工操作的各项文件管理工作。
2、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
因为现行文件和档案管理是具备承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不只会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作情况。因此，为了达成现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，降低数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加大现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化管理软件软件。现在，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化管理软件软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特征和难题在于，现行文件和档案智能化管理子系统之间的接口。目前各企业应用的文档管理一体化管理软件软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理软件软件的结构与功能有什么样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和办法。计算机技术的应用只是使原有手工管理愈加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。
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